好多財務人員使用這個賬戶很“規矩”，但我們查賬時覺得很惡心，卻又不能說人家做錯了。

如果用不好這個賬戶，無論對審計人員，還是對財務人員來說，都非常不方便！

信息的清晰度，可理解性極差！

我這次不是講，怎么樣對這個賬戶進行審計。

重點講財務人員應該怎么使用這個賬戶！應該注意些什么？還有怎么能把它用好？

1.先說什么是預付賬款吧？

簡單說，錢付出去了，貨沒收到。

企業購買東西的時候是需要用到這個賬戶的。與之相關的，還有“應付賬款”賬戶。

應付賬款指：貨收到了，錢沒付！

理論上，先付錢做預付賬款，先收貨做應付賬款。

這樣做是沒有啥毛病！

但是，在實務中，對一個企業同時用兩個科目，往來賬會非常混亂！

無論是出具內部管理報表，還是查找某一企業的往來信息，都非常麻煩！

這種理論上的用法，在實務中，非常的不實用！

這也是我這次要講的重點！

2.不要同時用預付賬款和應付賬款

不是說我們在科目設置的時候，不要設置這兩個賬戶。

我講的是對同一類業務，或者同一個供應商不要既有預付賬款，也有應付賬款。

最好，所有的采購合同類的付款全部走“預付賬款”科目處理。

如果真不想用預付賬款，那全部用應付賬款也可以，用一個賬戶比同時用兩個賬戶處理往來要好得多。

更進一步，就是用“預付賬款”要比用“應付賬款”賬戶要好得多！

因為預付賬款是資產類的，應付賬款是負債類的科目。

我們還是希望我們報表中資產多一點兒，所以用預付賬款更好！

為什么非要用單一的賬戶來核算往來賬呢？

這是為了方便查詢供應商往來！順便說一句，對客戶的往來最好用“預收賬款”科目！道理與這個相似。

舉個例子說一下，這樣做的好處吧！

有時候我們要查已經付了某個供應商多少錢？我們可以直接看“預付賬款”下這個供應商的借方發生額就清楚了。

如果要看某個供應商給我們開了多少發票？直接看預付賬款的貸方發生額就行了。

這樣，一個科目，就把這個供應商開了多少票，付了多少錢，都理得清清楚楚！

當然，這要求我們也要規范做賬，（1）每收到發票時，就做會計分錄

借：成本或其他資產科目

貸：預付賬款。

（2）每付一筆錢，就做會計分錄

借：預付賬款

貸：銀行存款。

這樣預付賬款科目才會非常清晰。

非常方便我們核對會計入賬信息和合同臺帳信息，也有利于核對銀行轉賬數據！

所以建議，對于采購類的全部要用預付賬款來核算往來！

這樣顯得做帳非常干凈，也顯得財務人員非常老練。

我們做財務審計的時候，只要看他們往來賬是怎么處理的，就知道這個財務人員的水平怎么樣？

2.要把預付賬款當成所有供應商付款的中間科目

這里告訴大家的是，如果一手交錢，一手交貨，常的會計處理是借：資產

貸：銀行存款。

但是，我們不要這樣做！

我們要分兩步處理。

第一步

借：資產

貸：預付賬款。

第二步

借：預付賬款

貸：銀行存款

為什么要把做帳搞這么復雜呢？

我們的目的還是只有一個，將某一個供應商，所有的往來都要集中在“預付賬款”科目里面。

因為無論是資產賬戶還是銀行存款賬戶，其附帶的項目中，都不顯示供應商名字。

只有在“預付賬款”或“應付賬款”這種往來賬戶上，才有顯示往來單位名稱。

我們在后續查賬的時候，直接查預付賬款賬戶，就能查到某個供應商所有的款項支付情況。

是不是非常清晰？

3.財務會計是門藝術

有些人覺得，這樣處理是不是不符合財務操作規范？

完全是多慮了！

會計本身就是門藝術，不能當成嚴謹的科學，不是說某個業務必須怎么樣做會計分錄？

它本身就具有一定的靈活性！

所以才有了會計信息質量要求。

我們只要保證我們賬務處理符合基本信息質量要求，就不能說我們做錯了！

更別說，這樣操作更加利于增強會計信息的可理解性，更便于管理報表的制作，便于往來對賬，便于賬表核對，賬賬核對！